Lesson 14: Taking Time Off

Asking for permission, reporting absences, and workplace procedures

This lesson focuses on workplace communication for requesting time off, reporting lateness, and asking for permission to leave work temporarily. Students learn to make polite requests, give reasons for absences, fill out vacation request forms, and understand Japanese workplace procedures and etiquette.

Key topics:

・Reporting lateness and calling in sick to work
・Asking for permission to leave work temporarily
・Requesting early dismissal or time off in advance
・Filling out and understanding vacation request forms
・Workplace etiquette and formal apologies
・Japanese workplace culture regarding time off and seals

Vocabulary

かえる

kaeru

帰る

to go home

Example

いま帰ります。

Ima kaerimasu.

I'm going home now.

とる

toru

取る

to pick up

Example

これを取ります。

Kore o torimasu.

I'll pick this up.

つたえる

tsutaeru

伝える

to tell

Example

しゃちょうに伝えます。

Shachō ni tsutaemasu.

I'll tell the president.

やすむ

yasumu

休む

to take a day off / to get a leave

Example

あした休みます。

Ashita yasumimasu.

I'll take a day off tomorrow.

すう

suu

吸う

to smoke

Example

ここでタバコを吸いますか。

Koko de tabako o suimasu ka.

Do you smoke here?

もどる

modoru

戻る

to return

Example

すぐに戻ります。

Sugu ni modorimasu.

I'll return soon.

すむ

sumu

済む

to finish

Example

もうしごとが済みました。

Mō shigoto ga sumimashita.

Work is already finished.

だす

dasu

出す

to submit

Example

レポートを出します。

Repōto o dashimasu.

I'll submit the report.

もつ

motsu

持つ

to have

Example

これを持ちます。

Kore o mochimasu.

I'll hold this.

いる

iru

要る

to require

Example

これが要ります。

Kore ga irimasu.

This is needed.

ていしゅつする

teishutsu suru

提出する

to submit

Example

しゅくだいを提出します。

Shukudai o teishutsu shimasu.

I'll submit the homework.

こんでいる

kondeiru

混んでいる

crowded

Example

でんしゃが混んでいます。

Densha ga konde imasu.

The train is crowded.

ひどい

hidoi

bad / awful

Example

てんきがひどいです。

Tenki ga hidoi desu.

The weather is awful.

ぐあいがわるい

guai ga warui

具合が悪い

feel bad / unwell

Example

からだが具合が悪いです。

Karada ga guai ga warui desu.

I feel unwell.

せき

seki

咳

cough

Example

咳がでます。

Seki ga demasu.

I have a cough.

ねつ

netsu

熱

fever

Example

熱が38どあります。

Netsu ga sanjūhachi do arimasu.

I have a fever of 38 degrees.

さいふ

saifu

財布

wallet

Example

財布をわすれました。

Saifu o wasuremashita.

I forgot my wallet.

びょういん

byōin

病院

hospital

Example

病院へいきます。

Byōin e ikimasu.

I go to the hospital.

いえ

家

house

Example

ともだちの家へいきます。

Tomodachi no ie e ikimasu.

I go to my friend's house.

これから

kore kara

from now

Example

これからしごとをします。

Kore kara shigoto o shimasu.

I'll work from now.

みなさん

minasan

皆さん

everyone

Example

皆さん、きをつけてください。

Minasan, ki o tsukete kudasai.

Everyone, please be careful.

ちこくする

chikoku suru

遅刻する

to be late

Example

あさって遅刻します。

Asatte chikoku shimasu.

I'll be late the day after tomorrow.

あとで

ato de

later

Example

あとででんわします。

Ato de denwa shimasu.

I'll call later.

おいのり

oinori

お祈り

prayer

Example

てらでお祈りをします。

Tera de oinori o shimasu.

I pray at the temple.

たばこ

tabako

tobacco / cigarette

Example

たばこをやめました。

Tabako o yamemashita.

I quit smoking.

きゅうけい

kyūkei

休憩

break

Example

10ぷん休憩します。

Jippun kyūkei shimasu.

I'll take a 10-minute break.

しゃちょう

shachō

社長

president

Example

あのかたが社長です。

Ano kata ga shachō desu.

That person is the president.

やくしょ

yakusho

役所

city hall

Example

ゆうびんきょくは役所のとなりです。

Yūbinkyoku wa yakusho no tonari desu.

The post office is next to city hall.

はやく

hayaku

早く

early

Example

あしたは早くおきます。

Ashita wa hayaku okimasu.

I'll wake up early tomorrow.

ようじ

yōji

用事

errand

Example

きょうは用事があります。

Kyō wa yōji ga arimasu.

I have an errand today.

しゅにん

shunin

主任

chief

Example

わたしの主任はやさしいです。

Watashi no shunin wa yasashii desu.

My chief is kind.

らいげつ

raigetsu

来月

next month

Example

来月にほんへいきます。

Raigetsu nihon e ikimasu.

I'll go to Japan next month.

きゅうかとどけ

kyūka todoke

休暇届

vacation request / leave form

Example

これを休暇届にだします。

Kore o kyūka todoke ni dashimasu.

I'll submit this as a leave form.

フォーム

fōmu

form

Example

このフォームにかいてください。

Kono fōmu ni kaite kudasai.

Please fill out this form.

しょぞく

shozoku

所属

affiliation

Example

あなたの所属はどこですか。

Anata no shozoku wa doko desu ka.

Where is your affiliation?

チーム

chīmu

team

Example

このチームでがんばります。

Kono chīmu de ganbarimasu.

I'll do my best with this team.

そうむ

sōmu

総務

general affairs

Example

総務のひとにきいてください。

Sōmu no hito ni kiite kudasai.

Please ask the general affairs person.

しめい

shimei

氏名

full name

Example

ここに氏名をかいてください。

Koko ni shimei o kaite kudasai.

Please write your full name here.

ハンコ

hanko

stamp

Example

ここにハンコをおしてください。

Koko ni hanko o oshite kudasai.

Please stamp here.

で

because of that (casualそれで)

Example

あめがふりました。で、えんそくはちゅうしです。

Ame ga furimashita. De, ensoku wa chūshi desu.

It rained. Because of that, the field trip is canceled.

きかん

kikan

期間

duration

Example

この期間はやすみます。

Kono kikan wa yasumimasu.

I'll take a break during this period.

りゆう

riyū

理由

reason

Example

その理由をききました。

Sono riyū o kikimashita.

I asked the reason.

ふつう

futsū

普通

ordinary

Example

きょうは普通のひです。

Kyō wa futsū no hi desu.

Today is an ordinary day.

しよう

shiyō

私用

for private reason

Example

これは私用のでんわです。

Kore wa shiyō no denwa desu.

This is a private phone call.

やすみちゅう

yasumichū

休み中

while on leave

Example

いまは休み中です。

Ima wa yasumichū desu.

I'm on leave now.

れんらくさき

renrakusaki

連絡先

contact information

Example

わたしの連絡先をおしえます。

Watashi no renrakusaki o oshiemasu.

I'll give you my contact information.

びこう

bikō

備考

remarks

Example

この備考をよんでください。

Kono bikō o yonde kudasai.

Please read these remarks.

しょうにんいん

shōnin in

承認印

seal of approval

Example

ここに承認印をおしてください。

Koko ni shōnin in o oshite kudasai.

Please put an approval seal here.

じぜんに

jizen ni

事前に

in advance

Example

事前にでんわしてください。

Jizen ni denwa shite kudasai.

Please call in advance.

ねつがある

netsu ga aru

熱がある

to have a fever

Example

きのうから熱があります。

Kinō kara netsu ga arimasu.

I have had a fever since yesterday.

わすれる

wasureru

忘れる

to forget

Example

かぎを忘れました。

Kagi o wasuremashita.

I forgot the key.

それで

sore de

because of that

Example

じゅうたいでした。それでおくれました。

Jūtai deshita. Sore de okuremashita.

There was a traffic jam. Because of that, I was late.

おそくなる

osoku naru

遅くなる

to be late

Example

もうすぐ遅くなります。

Mō sugu osoku narimasu.

It will be late soon.

もうしわけありません

mōshiwake arimasen

申し訳ありません

I am sorry.

Example

おまちどおさま。ありがとう。申し訳ありません。

Omachidōsama. Arigatō. Mōshiwake arimasen.

Thank you for waiting. I'm sorry.

いってくる

itte kuru

行ってくる

to go

Example

ちょっとコンビニへ行ってきます。

Chotto konbini e itte kimasu.

I'll go to the convenience store for a bit.

そうたいする

sōtai suru

早退する

to leave early

Example

きょうは３じに早退します。

Kyō wa sanji ni sōtai shimasu.

I'll leave early at 3 o'clock today.

やすみをとる

yasumi o toru

休みを取る

to take a day off / to get a leave

Example

らいしゅう２か休みを取ります。

Raishū nika yasumi o torimasu.

I'll take two days off next week.

できたら

dekitara

if possible

Example

できたら、あしたきてください。

Dekitara, ashita kite kudasai.

If possible, please come tomorrow.

ちょっといいでしょうか？

chotto ii deshō ka?

Excuse me, but may I interrupt?

Example

ちょっといいでしょうか、おしえてください。

Chotto ii deshō ka, oshiete kudasai.

Excuse me, may I interrupt? Please tell me.

べつにかまいません

betsu ni kamaimasen

No problem.

Example

おそくてもべつにかまいません。

Osokutemo betsu ni kamaimasen.

It's no problem even if you're late.

もっている

motte iru

持っている

have

Example

おかねをたくさん持っています。

Okane o takusan motte imasu.

I have a lot of money.

Conversation

少し遅くなります

Sukoshi osoku narimasu

I'll be a little late

Example Usage

すみません、財布を忘れて家に帰るので、少し遅くなります。

Sumimasen, saifu o wasurete ie ni kaeru node, sukoshi osoku narimasu.

Sorry, I forgot my wallet and have to go home, so I'll be a little late.

～に行って来てもいいですか？

~ni itte kite mo ii desu ka?

May I go to ~? (and come back)

Example Usage

ちょっとトイレに行って来てもいいですか？

Chotto toire ni itte kite mo ii desu ka?

May I go to the restroom for a moment?

～してもいいでしょうか？

~shite mo ii deshō ka?

May I do ~? (polite/formal)

Example Usage

明日の午後、早退してもいいでしょうか？

Ashita no gogo, sōtai shite mo ii deshō ka?

May I leave early tomorrow afternoon?

～を出して下さい

~o dashite kudasai

Please submit ~

Example Usage

休暇を取るときは、休暇届を出して下さい。

Kyūka o toru toki wa, kyūka todoke o dashite kudasai.

When taking time off, please submit a vacation request form.

Kanji

用事

ようじ

errand, business

用🎬

use, business

事🎬

thing, matter

Example

今日は用事があります。

Kyō wa yōji ga arimasu.

I have things to do today.

伝える

つたえる

to convey, to tell

伝🎬

transmit, convey

Example

彼に伝えて下さい。

Kare ni tsutaete kudasai.

Please tell him.

連絡先

れんらくさき

contact information

連🎬

connect, link

絡🎬

entwine, connect

先🎬

previous, ahead

Example

連絡先を教えて。

Renrakusaki o oshiete.

Tell me your contact info.

別に

べつに

separately, not particularly

別🎬

separate, different

Example

別にいいです。

Betsu ni ii desu.

It's fine. / Not a problem.

取る

とる

to take, to get

取🎬

take

Example

本を取って。

Hon o totte.

Take the book.

氏名

しめい

full name (surname and given name)

氏🎬

family name

名🎬

name

Example

氏名を書いて下さい。

Shimei o kaite kudasai.

Please write your full name.

数

すう

number, several

数🎬

number

Example

数があります。

Sū ga arimasu.

There are several.

変える

かえる

to change

変🎬

change

Example

色を変えます。

Iro o kaemasu.

I'll change the color.

早く

はやく

early, quickly

早🎬

early, fast

Example

早く来て。

Hayaku kite.

Come quickly.

理由

りゆう

reason

理🎬

reason, logic

由🎬

reason, cause

Example

それはいい理由です。

Sore wa ii riyū desu.

That's a good reason.

Grammar Rules

Rule 1: Reason/Cause with ～で／て

Structure: Nで / ナAで / イA-くて / V-て、～

Use the て-form of nouns, adjectives, and verbs to connect two clauses where the first clause gives the reason or cause for the second. This is a natural, conversational way to explain 'because A, B' without using explicit conjunctions like から.

How to use: For nouns and な-adjectives: add で (e.g., 雨で, 静かで). For い-adjectives: change い to くて (e.g., 暑くて). For verbs: use the て-form (e.g., 混んでいて). The cause comes first, then the result. The final verb determines tense.

💡 Pro Tip: This pattern implies a direct, often natural cause-effect. It is softer than から. Use it when the reason is obvious or shared. For negative reasons, use なくて for い-adjectives (e.g., 楽しくなくて) and で for nouns (e.g., 雨で). Do not use volitional expressions (〜たい, 〜ましょう) in the result clause.

Examples

道が混んでいて、ぜんぜん動きません。

Michi ga kondeite, zenzen ugokimasen.

→ The road is crowded, so it's not moving at all.

電車が遅れて、会議に間に合いませんでした。

Densha ga okurete, kaigi ni maniaimasen deshita.

→ The train was late, so I couldn't make it to the meeting.

Rule 2: それで、～ (Therefore, so)

Structure: S1。それで、S2

Use それで at the beginning of a sentence to show that the second sentence is a natural result or consequence of the first. It means 'so', 'therefore', or 'that's why'. It connects two independent sentences, unlike the て-form which connects clauses.

How to use: Place それで after the first sentence (reason) and before the second sentence (result/request). It can be used in both polite and casual speech. それで can also be used to ask 'and then?' or to prompt continuation.

💡 Pro Tip: Do not confuse それで (so/therefore) with そして (and then, sequence). それで focuses on cause-effect, while そして simply adds information. Also, それで？ with rising intonation means 'And then? / So what?' – a useful conversational prompt.

Examples

家に財布を忘れました。それで、少し遅れます。

Ie ni saifu o wasuremashita. Sorede, sukoshi okuremasu.

→ I forgot my wallet at home. So, I'll be a little late.

雨がひどく降っています。それで、試合は中止になりました。

Ame ga hidoku futte imasu. Sorede, shiai wa chūshi ni narimashita.

→ It's raining heavily. Therefore, the game was canceled.

Rule 3: Asking permission: V-てもいいですか？

Structure: Verb て-form + もいいですか？

Use verb て-form + もいいですか to politely ask for permission to do something. This is the standard way to say 'May I do ~?' in everyday situations. It is appropriate for workplaces, schools, and casual settings.

How to use: Change the verb to て-form, add もいいですか. For negative permission (May I not do?), use ～なくてもいいですか. To give permission, say はい、いいですよ or どうぞ. To refuse, say すみません、ちょっと… or いいえ、ちょっと難しいです.

💡 Pro Tip: For more casual permission among friends, say ～てもいい？ For formal situations, use ～てもよろしいですか (politer). Also, ～てもいいです can mean 'it's okay if you do', not just asking permission. Be careful with intonation: rising for question, falling for statement.

Examples

トイレに行って来てもいいですか？

Toire ni itte kite mo ii desu ka?

→ May I go to the restroom?

窓を開けてもいいですか？

Mado o akete mo ii desu ka?

→ May I open the window?

Rule 4: Polite permission request: V-てもいいでしょうか？

Structure: Verb て-form + もいいでしょうか？

A more polite version of asking permission, using でしょうか instead of ですか. This form is used with superiors, clients, or in very formal situations. It conveys extra humility and respect.

How to use: Form the て-form of the verb, add もいいでしょうか. The でしょうか is the polite question form of でしょう (probability/guess), making the request softer and less direct. The response should be equally polite.

💡 Pro Tip: Use ～てもよろしいでしょうか for the highest level of politeness (よろしい is the polite form of いい). In business emails or when speaking to a boss, this pattern is very appropriate. For everyday conversations with colleagues, ～てもいいですか is fine.

Examples

明日の午後、早退してもいいでしょうか？

Ashita no gogo, sōtai shite mo ii deshō ka?

→ May I leave early tomorrow afternoon?

お電話をお借りしてもいいでしょうか？

O-denwa o o-kari shite mo ii deshō ka?

→ May I borrow your phone?

Rule 5: Must/have to: V-なければなりません

Structure: Verb ない-form (stem) + なければなりません

Use verb ない-form stem + なければなりません to express obligation or necessity: 'must do' or 'have to do'. This is the standard polite form for saying something is required. The negative ない-form is the base, then add なければなりません.

How to use: Take the ない-form of the verb (e.g., 行く→行かない). Remove the final い to get the stem (行かな). Add ければなりません. For Group 2 verbs: 食べる→食べない→食べなければなりません. Group 3: する→しなければなりません, 来る→来なければなりません (こなければ).

💡 Pro Tip: In casual speech, ～なければならない becomes ～なきゃ (e.g., 行かなきゃ). Also, ～ないといけません is another common pattern (less formal than なければなりません but polite). To ask 'Do I have to?' say ～なければなりませんか. To say 'don't have to', use ～なくてもいいです.

Examples

役所に行かなければならないんです。

Yakusho ni ikanakereba naranai n desu.

→ I have to go to city hall.

毎日、報告書を書かなければなりません。

Mainichi, hōkokusho o kakanakereba narimasen.

→ I have to write a report every day.

Rule 6: Explaining situations: ～んです

Structure: Verb plain form / い-adjective plain form / な-adjective + な / Noun + な + んです

Use ～んです (or ～のです in writing) to explain a situation, give a reason, or provide background information. It adds a sense of 'the thing is...' or 'it's that...' and softens statements, making them more natural in conversation.

How to use: Attach んですか to the plain form of verbs and い-adjectives. For な-adjectives and nouns, add な before んですか. In polite speech, use んです (casual んだ). The question form んですか asks for an explanation. The answer often uses んです to provide the reason.

💡 Pro Tip: This is one of the most important conversational patterns in Japanese. Use it when you want to explain why you are doing something, or when you sense the listener expects an explanation. Do not overuse it for simple statements. Also, の (instead of ん) is used in careful speech or writing.

Examples

東京から、国の友だちが来るんです。

Tōkyō kara, kuni no tomodachi ga kuru n desu.

→ The thing is, a friend from my country is coming from Tokyo.

どうして遅れたんですか？ – 道が混んでいたんです。

Dōshite okureta n desu ka? – Michi ga konde ita n desu.

→ Why were you late? – It's because the road was crowded.

Lesson 14: Taking Time Off

Asking for permission, reporting absences, and workplace procedures

Key topics:

Vocabulary

Conversation

Kanji

Grammar Rules

Rule 1: Reason/Cause with ～で／て

Rule 2: それで、～ (Therefore, so)

Rule 3: Asking permission: V-てもいいですか？

Rule 4: Polite permission request: V-てもいいでしょうか？

Rule 5: Must/have to: V-なければなりません

Rule 6: Explaining situations: ～んです

Exercises

Question 1

Question 2

Question 3

Question 4

Question 5

Question 6

Question 7

Question 8

Question 9

Question 10

Question 11

Question 12

Question 13

Question 14

Question 15

Question 16

Question 17

Question 18

Question 19

Question 20