Lesson 14: Taking Time Off (休み)
Asking for permission, reporting absences, and workplace procedures
This lesson focuses on workplace communication for requesting time off, reporting lateness, and asking for permission to leave work temporarily. Students learn to make polite requests, give reasons for absences, fill out vacation request forms, and understand Japanese workplace procedures and etiquette.
Key topics:
- ・Reporting lateness and calling in sick to work
- ・Asking for permission to leave work temporarily
- ・Requesting early dismissal or time off in advance
- ・Filling out and understanding vacation request forms
- ・Workplace etiquette and formal apologies
- ・Japanese workplace culture regarding time off and seals
Vocabulary
1
とる
toru
取る
to pick up
Example
これを取りに帰えります.
Kore o torini kaerimasu.
I'm going back to pick it up.
2
つたえる
tsutaeru
伝える
to tell
Example
みなさんに伝えてください.
Minasan ni tsukaete kudasai.
Please tell everyone.
3
やすむ
yasumu
休む
to take a day off
Example
昨日は、休んですみませんでした.
Kinō wa, yasun de,sumimasendeshita.
I apologize for being absent yesterday.
4
すう
suu
吸う
to smoke
Example
たばこをすいます.
Tabako o suimasu.
I smoke cigarettes.
5
もどる
modoru
戻る
to return
Example
すぐに戻ります.
Sugu ni modorimasu.
I'll return soon.
6
すむ
sumu
済む
to finish
Example
もうしごとが済みました.
Mō shigoto ga sumimashita.
Work is already finished.
7
だす
dasu
出す
to submit
Example
レポートを出します.
Repōto o dashimasu.
I'll submit the report.
8
ていしゅつする
teishutsu suru
提出する
to submit
Example
しゅくだいを提出します.
Shukudai o teishutsu shimasu.
I'll submit the homework.
9
もつ
motsu
持つ
to carry
Example
かばんをもちます.
Kaban o mochimasu.
I carry the bag.
10
いる
iru
要る
to require
Example
これが要ります.
Kore ga irimasu.
This is needed.
11
もっている
motte iru
持っている
have
Example
おかねをたくさん持っています.
Okane o takusan motte imasu.
I have a lot of money.
12
ちこくする
chikoku suru
遅刻する
to be late
Example
明日すこし遅刻します.
Ashta shukoshichikoku shimasu.
I'll be little late tomorrow.
13
わすれる
wasureru
忘れる
to forget
Example
財布を忘れました.
Saifu o wasuremashita.
I forgot my wallet.
14
いってくる
itte kuru
行ってくる
to go
Example
ちょっとコンビニへ行ってきます.
Chotto konbini e itte kimasu.
I'll go to the convenience store for a bit.
15
そうたいする
sōtai suru
早退する
to leave early
Example
きょうは３じに早退します.
Kyō wa sanji ni sōtai shimasu.
I'll leave early at 3 o'clock today.
16
やすみをとる
yasumi o toru
休みを取る
to take a day off / to get a leave
Example
らいしゅう２か休みを取ります.
Raishū nika yasumi o torimasu.
I'll take two days off next week.
17
きゅうけいする
kyūkei
休憩する
to take a break
Example
10ぷん休憩します.
Jippun kyūkei shimasu.
I'll take a 10-minute break.
18
おそくなる
osoku naru
遅くなる
to be late
Example
もうすぐ遅くなります.
Mō sugu osoku narimasu.
It will be late soon.
19
こんでいる
kondeiru
混んでいる
crowded
Example
みちが混んでいて、ぜんぜんうごきません.
Michi ga konde ite zenzen ugokimasen.
The road is crowded, it's not moving at all.
20
ひどい
hidoi
-
bad / awful
Example
せきがひどいです.
Seki ga hidoi desu.
I have a bad cough.
21
ぐあいがわるい
guai ga warui
具合が悪い
feel bad / unwell
Example
からだが具合が悪いです.
Karada ga guai ga warui desu.
I feel unwell.
22
せき
seki
咳
cough
Example
咳がでます.
Seki ga demasu.
I have a cough.
23
ねつ
netsu
熱
fever
Example
熱が38どあります.
Netsu ga sanjūhachi do arimasu.
I have a fever of 38 degrees.
24
びょういん
byōin
病院
hospital
Example
病院にいきます.
Byōin ni ikimasu.
I go to the hospital.
25
しゃちょう
shachō
社長
president
Example
あのかたが社長です.
Ano kata ga shachō desu.
That person is the president.
26
みなさん
minasan
皆さん
everyone
Example
皆さん、きをつけてください.
Minasan, ki o tsukete kudasai.
Everyone, please be careful.
27
しゅにん
shunin
主任
chief
Example
わたしの主任はやさしいです.
Watashi no shunin wa yasashii desu.
My chief is kind.
28
やくしょ
yakusho
役所
city hall
Example
ゆうびんきょくは役所のとなりです.
Yūbinkyoku wa yakusho no tonari desu.
The post office is next to city hall.
29
さいふ
saifu
財布
wallet
Example
財布をわすれました.
Saifu o wasuremashita.
I forgot my wallet.
30
たばこ
tabako
-
tobacco / cigarette
Example
たばこをやめました.
Tabako o yamemashita.
I quit smoking.
31
しょうにんいん
shōnin in
承認印
seal of approval
Example
ここに承認印をおしてください.
Koko ni shōnin in o oshite kudasai.
Please put an approval seal here.
32
やすみちゅう
yasumichū
休み中
while on leave
Example
いまは休み中です.
Ima wa yasumichū desu.
I'm on leave now.
33
おいのり
oinori
お祈り
prayer
Example
てらでお祈りをします.
Tera de oinori o shimasu.
I pray at the temple.
34
ようじ
yōji
用事
work
Example
きょうは用事があります.
Kyō wa yōji ga arimasu.
I have an work today.
35
きゅうかとどけ
kyūka todoke
休暇届
vacation request / leave form
Example
これを休暇届にだします.
Kore o kyūka todoke ni dashimasu.
I'll submit this as a leave form.
36
しょぞく
shozoku
所属
affiliation
Example
あなたの所属はどこですか.
Anata no shozoku wa doko desu ka.
Where is your affiliation?
37
しめい
shimei
氏名
full name
Example
ここに氏名と連絡先と理由を書いてください.
Koko ni shimei to renrakusen to riyū o kaite kudasai.
Please write your full name, contact information and reason here.
38
ハンコ
hanko
-
stamp
Example
ここにハンコをおしてください.
Koko ni hanko o oshite kudasai.
Please stamp here.
39
きかん
kikan
期間
duration
Example
この期間はやすみます.
Kono kikan wa yasumimasu.
I'll take a break during this period.
40
りゆう
riyū
理由
reason
Example
ここに氏名と連絡と理由先を書いてください.
Koko ni shimei to renrakusen to riyū o kaite kudasai.
Please write your full name, contact information and reason here.
41
れんらくさき
renrakusaki
連絡先
contact information
Example
ここに氏名と連絡先と理由を書いてください.
Koko ni shimei to renrakusen to riyū o kaite kudasai.
Please write your full name, contact information and reason here.
42
びこう
bikō
備考
remarks
Example
この備考をよんでください.
Kono bikō o yonde kudasai.
Please read these remarks.
43
そうむ
sōmu
総務
general affairs
Example
総務のひとにきいてください.
Sōmu no hito ni kiite kudasai.
Please ask the general affairs person.
44
しよう
shiyō
私用
for private reason
Example
これは私用のでんわです.
Kore wa shiyō no denwa desu.
This is a private phone call.
45
はやく
hayaku
早く
early, quickly, fast
Example
はやくきてください.
Hayaku kite kudasai.
Please come quickly.
46
で
de
-
because of that (casualそれで)
Example
あめがふりました.で、えんそくはちゅうしです.
Ame ga furimashita. De, ensoku wa chūshi desu.
It rained. Because of that, the field trip is canceled.
47
それで
sore de
-
because of that
Example
じゅうたいでした.それでおくれました.
Jūtai deshita. Sore de okuremashita.
There was a traffic jam. Because of that, I was late.
48
できたら
dekitara
-
if possible
Example
できたら、あしたきてください.
Dekitara, ashita kite kudasai.
If possible, please come tomorrow.
49
これから
kore kara
-
from now
Example
これからしごとをします.
Kore kara shigoto o shimasu.
I'll work from now.
50
じぜんに
jizen ni
事前に
in advance
Example
事前にでんわしてください.
Jizen ni denwa shite kudasai.
Please call in advance.
Conversation
1
少し遅くなります
Sukoshi osoku narimasu
I'll be a little late
Example Usage
すみません、財布を忘れて家に帰るので、少し遅くなります.
Sumimasen, saifu o wasurete ie ni kaeru node, sukoshi osoku narimasu.
Sorry, I forgot my wallet and have to go home, so I'll be a little late.
2
__ に行って来てもいいですか？
ni itte kite mo ii desu ka?
May I go to __? (and come back)
Example Usage
ちょっとトイレに行って来てもいいですか？
Chotto toire ni itte kite mo ii desu ka?
May I go to the restroom for a moment?
3
__ してもいいでしょうか？
shite mo ii deshō ka?
May I do __? (polite/formal)
Example Usage
明日の午後、早退してもいいでしょうか？
Ashita no gogo, sōtai shite mo ii deshō ka?
May I leave early tomorrow afternoon?
4
___を出してください
o dashite kudasai
Please submit __
Example Usage
休暇を取るときは、休暇届を出してください.
Kyūka o toru toki wa, kyūka todoke o dashite kudasai.
When taking time off, please submit a vacation request form.
5
もうしわけありません
mōshiwake arimasen
I am sorry.
Example Usage
遅くなって、申し訳ありません.
Osokunatte, Mōshiwake arimasen.
I'm sorry for the delay.
6
すみませんでした
sumimasen deshta
I am sorry.
Example Usage
昨日は、休んですみませんでした.
Kinō wa, yasun de, sumimasendeshita.
I apologize for being absent yesterday.
7
ちょっといいでしょうか？
chotto ii deshō ka?
Excuse me, but may I interrupt?
Example Usage
はい、どうしましたか？
はい、どうしましたか？
Yes, what can I help you with?
8
べつにかまいません
betsu ni kamaimasen
No problem.
Example Usage
おそくてもべつにかまいません.
Osokutemo betsu ni kamaimasen.
It's no problem even if you're late.
Kanji
1
用事
errand, business
用🎬
use, business
事🎬
thing, matter
Example
今日は用事があります.
Kyō wa yōji ga arimasu.
I have things to do today.
2
伝える
to convey, to tell
伝🎬
transmit, convey
Example
彼に伝えてください.
Kare ni tsutaete kudasai.
Please tell him.
3
連絡先
contact information
連🎬
connect, link
絡🎬
entwine, connect
先🎬
previous, ahead
Example
連絡先を教えて.
Renrakusaki o oshiete.
Tell me your contact info.
4
別にかまいません
separately, not particularly
別🎬
separate, different
Example
おそくても別にかまいません.
Osokutemo betsu ni kamaimasen.
It's no problem even if you're late.
5
取る
to take, to get
取🎬
take
Example
本を取って.
Hon o totte.
Take the book.
6
氏名
full name (surname and given name)
氏🎬
family name
名🎬
name
Example
氏名を書いてください.
Shimei o kaite kudasai.
Please write your full name.
7
吸う
to smoke
吸🎬
suck, inhale
Example
たばこをすいます.
Tabako o suimasu.
I smoke cigarettes.
8
変える
to change
変🎬
change
Example
６時にうちにかえります.
Roku-ji ni uchi ni kaerimasu.
I return home at 6:00.
9
早く
early, quickly
早🎬
early, fast
Example
早く来て.
Hayaku kite.
Come quickly.
10
理由
reason
理🎬
reason, logic
由🎬
reason, cause
Example
それはいい理由です.
Sore wa ii riyū desu.
That's a good reason.
Grammar Rules
Rule 1: Giving a cause or reason
Structure: N + で、～ / ナA + で、～ / イA(-い) + くて、～ / V-て、～
This indicates the cause or reason for the sentence that follows. It is used here to give the reason for being late or absent and to apologize. For nouns, it becomes Nで, such as じこで. For ナ-adjectives, it becomes ～で, such as みちがふくざつで. For イ-adjectives, it becomes ～くて, such as せきがひどくて. For verbs, the テ-form is used.
How to use: Use N + で、～, ナA + で、～, イA(-い) + くて、～, and V-て、～. Examples: じこ→じこで, ふくざつ（な）→ふくざつで, ひどい→ひどくて, こんでいる→こんでいて, やすむ→やすんで, ある→あって, おそくなる→おそくなって. The second clause gives the result. For a negative reason, use ～くなくて or ～じゃなくて. In formal writing, により is used for nouns.
💡 Pro Tip: で for nouns can mark cause, place, or means; context decides. くて for イ-adjectives and で for nouns/ナ-adjectives are used for both "and" and reason. Do not use に for cause. Register is neutral.
| Source | Form |
|---|---|
| じこ | じこで |
| ふくざつ（な） | ふくざつで |
| ひどい | ひどくて |
| こんでいる | こんでいて |
| やすむ | やすんで |
| ある | あって |
| おそくなる | おそくなって |
Examples
みちがこんでいて、ぜんぜんうごきません.
Michi ga konde ite, zenzen ugokimasen.
→ The traffic is heavy and not moving at all.
ねつがあって、かいしゃをやすみました.
Netsu ga atte, kaisha o yasumimashita.
→ I took a day off from work because I had a fever.
Rule 2: Explaining a situation before the result
Structure: S1.それで、S2
The conjunction それで indicates that S1 is the cause or reason for S2. It is used to explain one's situation first and then to say that one wishes to be late or absent.
How to use: Use S1.それで、S2.. それで starts the second sentence and connects the reason to the result. It is common in polite and casual speech. Related conjunctions are だから (casual) and ですから (polite), but それで often follows a full explanation of the situation.
💡 Pro Tip: それで means "because of that" or "so." It is sentence-initial, unlike から which attaches to a clause. Do not confuse それで with それでは ("well then") or それに ("moreover").
Examples
これからびょういんにいきます.それで、すこしちこくします.
Korekara byōin ni ikimasu. Sore de, sukoshi chikoku shimasu.
→ I am going to the hospital, so I will be a little late.
でんしゃがとまっています.それで、きょうはいけません.
Densha ga tomatte imasu. Sore de, kyō wa ikemasen.
→ The train has stopped. So I cannot go today.
Rule 3: Asking permission to do something
Structure: V-て + もいいですか？
This expression is for asking for permission. It connects to the テ-form of the verb. It asks whether it is okay to do the action.
How to use: Use V-て + もいいですか？. Conjugation: いってくる→いってきてもいいですか, かってくる→かってきてもいいですか, すってくる→すってきてもいいですか, きゅうけいする→きゅうけいしてもいいですか, しつもんする→しつもんしてもいいですか, いく→いってもいいですか. To grant permission, say どうぞ or いいですよ. To refuse, say すみませんが、～ or ちょっと…. The negative prohibition is V-てはいけません. In casual speech, use V-てもいい？.
💡 Pro Tip: Do not use を with this pattern; the verb takes て-form directly. ～てもいいですか is polite permission; ～て下さい is a request, not permission. Register: ですか is polite; でしょうか is more formal.
| Dictionary Form | Request Form |
|---|---|
| いってくる | いってきてもいいですか |
| かってくる | かってきてもいいですか |
| きゅうけいする | きゅうけいしてもいいですか |
| しつもんする | しつもんしてもいいですか |
| いく | いってもいいですか |
Examples
といれにいってきてもいいですか？
Toire ni itte kite mo ii desu ka?
→ May I go to the restroom?
ちょっとしつもんしてもいいですか？
Chotto shitsumon shite mo ii desu ka?
→ May I ask a question?
Rule 4: Politely asking permission
Structure: V-て + もいいでしょうか？
This expression politely asks for permission from the other person. It is the more formal version of ～てもいいですか？, with ですか changed to でしょうか.
How to use: Use V-て + もいいでしょうか？. Conjugation: たいたいする→たいたいしてもいいでしょうか, しつもんする→しつもんしてもいいでしょうか, とる→とってもいいでしょうか. To grant permission, say はい、いいですよ or どうぞ. To refuse, say すみませんが、ちょっと…. In casual speech, ～てもいいですか？ is used.
💡 Pro Tip: でしょうか is more formal and indirect than ですか, so it is safer with superiors or in business. Do not overuse でしょうか in casual conversation; it can sound stiff. Register: formal and polite.
Examples
あしたのごご、たいたいしてもいいでしょうか？
Ashita no gogo, saitai shite mo ii deshō ka?
→ May I leave early tomorrow afternoon?
このしょるいをとってもいいでしょうか？
Kono shorui o totte mo ii deshō ka?
→ May I take this document?
Rule 5: Saying you have to do something
Structure: V-ない stem + なければなりません
This expression indicates something that has to be done regardless of one's intention or wish. It is used to state the reason for being absent or leaving early. The ～ない of the ナイ-form is changed to ～なければなりません.
How to use: Use V-ない stem + なければなりません. Conjugation: いく→いかなければなりません, いる→いなければなりません. The casual form is V-なきゃ or V-ないと. The past is V-なければなりませんでした. A softer alternative is V-ないといけません. In casual speech, ～なきゃ is common.
💡 Pro Tip: This form expresses obligation from circumstances, not personal choice. Do not confuse it with V-てもいいです (permission). The ナイ stem for する is しなければなりません. Register: ～なければなりません is polite and formal; ～なきゃ is casual.
| Dictionary Form | Obligation |
|---|---|
| いく | いかなければなりません |
| いる | いなければなりません |
Examples
ちょっと、やくしょにいかなければならないんです.
Chotto, yakusho ni ikanakereba naranai n desu.
→ I have to go to city hall.
あしたははやくおきなければなりません.
Ashita wa hayaku okinakereba narimasen.
→ I have to get up early tomorrow.
Rule 6: Explaining a situation with んです
Structure: Plain form + んです
This expression explains the situation to the other person. It is used to state the reason for getting permission to leave early or be absent. くる→くるんです, いかなければならない→いかなければならないんです.
How to use: Attach んです to the plain form. For nouns and ナ-adjectives, use なんです. For verbs and イ-adjectives, use the plain form + んです. It is often used to give a reason or explain background. The polite form is ～んです; the casual form is ～んだ. The question form is ～んですか？, which asks for an explanation.
💡 Pro Tip: んです adds an explanatory tone; it is not just a polite ending. Use んですか？ to ask "what\'s the reason?" and んです to give the reason. Do not confuse it with んですが, which introduces a situation and seeks help. Register: んです is polite; んだ is casual.
Examples
とうきょうから、くにのともだちがくるんです.
Tōkyō kara, kuni no tomodachi ga kuru n desu.
→ A friend from my home country is coming here from Tokyo.
しやくしょにいかなければならないんです.
Shiyakusho ni ikanakereba naranai n desu.
→ I have to go to city hall.
Exercises
Question 1: 'The road is crowded, so it's not moving at all.'
みちが こん ______、ぜんぜん うごきません.
Question 2: 'I took a day off from work because I had a fever.'
ねつが ______、かいしゃを やすみました.
Question 3: 'The cough is bad, so I'll take a day off.'
せきが ______、やすみます.
Question 4: 'The road is complicated, so I got lost.'
みちが ______、みちに まよいました.
Question 5: Which is correct for 'The train stopped because of an accident.'
Question 6: 'I am going to the hospital. So, I will be a little late.'
これから びょういんに いきます.______、すこし ちこくします.
Question 7: 'The train has stopped. So I cannot go today.'
でんしゃが とまっています.______、きょうは いけません.
Question 8: 'May I go to the restroom?'
トイレに いってき ______ いいですか.
Question 9: 'May I ask a question?'
ちょっと しつもん し ______ いいですか.
Question 10: Which is correct for 'May I take a short break?'
Question 11: Which is the more polite version of 'May I leave early tomorrow afternoon?'
Question 12: Which is correct for 'May I take this document?'
Question 13: 'I have to go to city hall.'
やくしょに ______ なりません.
Question 14: 'I have to get up early tomorrow.'
あしたは はやく ______ なりません.
Question 15: Which is correct for 'I have to submit the homework.'
Question 16: 'Why were you late?' 'It's because the road was crowded.'
どうして おくれたんですか. みちが こんでいた ______.