Lesson 13: Work Communication

Workplace communication: reporting problems, asking about tasks, and understanding instructions

This lesson focuses on workplace communication skills in Japanese. Students learn to report problems to supervisors, describe work progress, ask for instructions on using equipment, understand work assignments, and read work-related emails. The lesson covers both practical language for immediate workplace situations and cultural aspects of Japanese work environments.

Key topics:

・Reporting problems and troubles at work
・Describing work progress and time estimates
・Asking for instructions on using equipment
・Following and understanding work instructions
・Reading and understanding work emails
・Japanese workplace culture and etiquette

Vocabulary

つく

tsuku

点く

to be on (e.g., light turns on)

Example

でんきが点きます。

Denki ga tsukimasu.

The light turns on.

うごく

ugoku

動く

to work / to move

Example

このきかいが動きます。

Kono kikai ga ugokimasu.

This machine works.

なくなる

nakunaru

無くなる

to be out of

Example

といれっとぺーぱーが無くなります。

Toiretto pēpā ga nakunarimasu.

The toilet paper runs out.

でんわする

denwa suru

電話する

to telephone

Example

あとで電話します。

Ato de denwa shimasu.

I'll call you later.

さいきどうする

saikidō suru

再起動する

to restart

Example

ぱそこんを再起動します。

Pasokon o saikidō shimasu.

I restart the computer.

れんらくする

renraku suru

連絡する

to contact

Example

たなかさんに連絡します。

Tanaka-san ni renraku shimasu.

I'll contact Tanaka.

とってくる

totte kuru

取って来る

to get and come back

Example

こーひーを取って来ます。

Kōhī o totte kimasu.

I'll get coffee and come back.

おわる

owaru

終わる

to finish

Example

しごとが終わります。

Shigoto ga owarimasu.

Work finishes.

できる

dekiru

to finish

Example

ひるごはんができました。

Hirugohan ga dekimashita.

Lunch is ready.

セットする

setto suru

to set

Example

たいまーをセットします。

Taimā o setto shimasu.

I set the timer.

いれる

ireru

入れる

to input

Example

ぱすわーどを入れます。

Pasuwādo o iremasu.

I input the password.

おす

osu

押す

to press

Example

すたーとぼたんを押します。

Sutāto botan o oshimasu.

I press the start button.

もどす

modosu

戻す

to return

Example

ほんをもとのばしょに戻します。

Hon o moto no basho ni modoshimasu.

I return the book to its place.

あける

akeru

開ける

to open

Example

まどを開けます。

Mado o akemasu.

I open the window.

ならべる

naraberu

並べる

to line up

Example

いすを並べます。

Isu o narabemasu.

I line up the chairs.

だす

dasu

出す

to take out

Example

ごみを出します。

Gomi o dashimasu.

I take out the trash.

あける

akeru

開ける

to make room

Example

たなのすぺーすを開けます。

Tana no supēsu o akemasu.

I make room on the shelf.

おく

oku

置く

to place

Example

ここにかさを置きます。

Koko ni kasa o okimasu.

I place the umbrella here.

じゅんびする

junbi suru

準備する

to prepare / to set up

Example

かいぎの準備をします。

Kaigi no junbi o shimasu.

I prepare for the meeting.

たのむ

tanomu

頼む

to request / to ask

Example

ともだちにてつだいを頼みます。

Tomodachi ni tetsudai o tanomimasu.

I ask a friend for help.

へん（な）

hen (na)

変

strange

Example

このおとは変です。

Kono oto wa hen desu.

This sound is strange.

まるい

marui

丸い

round

Example

ちきゅうは丸いです。

Chikyū wa marui desu.

The Earth is round.

しかくい

shikakui

四角い

square

Example

このてーぶるは四角いです。

Kono tēburu wa shikakui desu.

This table is square.

でんき

denki

電気

light

Example

へやの電気をけします。

Heya no denki o keshimasu.

I turn off the room light.

おと

oto

音

sound

Example

あめの音がきこえます。

Ame no oto ga kikoemasu.

I can hear the sound of rain.

トイレットペーパー

toiretto pēpā

toilet paper

Example

トイレットペーパーをかいます。

Toiretto pēpā o kaimasu.

I buy toilet paper.

ぎょうしゃ

gyōsha

業者

supplier / contractor

Example

業者にれんらくします。

Gyōsha ni renraku shimasu.

I contact the supplier.

かんりしつ

kanrishitsu

control room / management office

Example

かんりしつにいってききます。

Kanrishitsu ni itte kikimasu.

I go to the management office and ask.

そうこ

sōko

倉庫

storeroom

Example

倉庫にはこをおきます。

Sōko ni hako o okimasu.

I put the box in the storeroom.

コーヒーマシーン

kōhī mashīn

coffeemaker

Example

コーヒーマシーンでこーひーをいれます。

Kōhī mashīn de kōhī o iremasu.

I make coffee with the coffeemaker.

パソコン

pasokon

personal computer

Example

パソコンがうごきません。

Pasokon ga ugokimasen.

The computer doesn't work.

やりかた

yarikata

やり方

how to do (something)

Example

このきかいのやり方をおしえてください。

Kono kikai no yarikata o oshiete kudasai.

Please teach me how to use this machine.

コピーき

kopī ki

コピー機

copy machine

Example

コピー機でしょるいをこぴーします。

Kopī ki de shorui o kopī shimasu.

I copy documents with the copy machine.

げんこう

genkō

原稿

paperwork

Example

原稿をじゅんびします。

Genkō o junbi shimasu.

I prepare the paperwork.

まいすう

maisū

枚数

number of copies

Example

こぴーの枚数をにゅうりょくします。

Kopī no maisū o nyūryoku shimasu.

I input the number of copies.

すうじ

sūji

数字

number

Example

しょるいに数字をかきます。

Shorui ni sūji o kakimasu.

I write numbers on the document.

スタート

sutāto

start

Example

スタートぼたんをおします。

Sutāto botan o oshimasu.

I press the start button.

ボタン

botan

button

Example

あかいボタンをおしてください。

Akai botan o oshite kudasai.

Please press the red button.

りょうめん

ryōmen

両面

both sides

Example

両面こぴーをえらびます。

Ryōmen kopī o erabimasu.

I choose double-sided copying.

かためん

katamen

片面

one side

Example

片面いんさつをします。

Katamen insatsu o shimasu.

I print on one side.

カラー

karā

color

Example

カラーせっていをかえます。

Karā settei o kaemasu.

I change the color setting.

しろくろ

shirokuro

白黒

black and white

Example

白黒でこぴーをとります。

Shirokuro de kopī o torimasu.

I make a black-and-white copy.

スキャナ

sukyana

scanner

Example

スキャナでしょるいをよみとります。

Sukyana de shorui o yomitorimasu.

I scan documents with the scanner.

ファックス

fakkusu

fax

Example

ファックスをおくります。

Fakkusu o okurimasu.

I send a fax.

じどうせんたく

jidō sentaku

自動選択

automatic selection

Example

自動選択をおんにします。

Jidō sentaku o on ni shimasu.

I turn on automatic selection.

フルカラー

furu karā

full color

Example

フルカラーでいんさつします。

Furu karā de insatsu shimasu.

I print in full color.

にしょく

nishoku

二色

two colors

Example

二色いんさつをえらびます。

Nishoku insatsu o erabimasu.

I choose two-color printing.

たんしょく

tanshoku

単色

monochrome

Example

単色でこぴーをとります。

Tanshoku de kopī o torimasu.

I make a monochrome copy.

じどうのうど

jidō nōdo

自動濃度

automatic saturation

Example

自動濃度をせっていします。

Jidō nōdo o settei shimasu.

I set automatic density.

ようし

yōshi

用紙

paper

Example

用紙をこぴーきにせっとします。

Yōshi o kopī ki ni setto shimasu.

I set paper in the copy machine.

てざし

tezashi

手差し

insert by hand

Example

手差しでようしをいれます。

Tezashi de yōshi o iremasu.

I insert paper by hand.

ばいりつ

bairitsu

倍率

scaling

Example

倍率をへんこうします。

Bairitsu o henkō shimasu.

I change the scaling.

とうばい

tōbai

等倍

same size

Example

等倍でこぴーします。

Tōbai de kopī shimasu.

I copy at the same size.

へんばい

henbai

変倍

different size

Example

変倍でかくだいします。

Henbai de kakudai shimasu.

I enlarge at a different scale.

かくだい

kakudai

拡大

enlarge

Example

しゃしんを拡大します。

Shashin o kakudai shimasu.

I enlarge the photo.

しゅくしょう

shukushō

縮小

reduce

Example

がぞうを縮小します。

Gazō o shukushō shimasu.

I reduce the image.

ソート

sōto

sort

Example

でーたをソートします。

Dēta o sōto shimasu.

I sort the data.

ホチキスどめ

hochikisu dome

ホチキス止め

staple

Example

しょるいをホチキス止めします。

Shorui o hochikisu dome shimasu.

I staple the documents.

しりょう

shiryō

資料

material / document

Example

かいぎの資料をじゅんびします。

Kaigi no shiryō o junbi shimasu.

I prepare meeting materials.

キャビネット

kyabinetto

cabinet

Example

しょるいをキャビネットにいれます。

Shorui o kyabinetto ni iremasu.

I put documents in the cabinet.

とびら

tobira

扉

door

Example

扉をあけます。

Tobira o akemasu.

I open the door.

たな

tana

棚

shelf

Example

ほんを棚にならべます。

Hon o tana ni narabemasu.

I line up books on the shelf.

～れつ

～retsu

列

～ row(s) (e.g., three rows)

Example

いすをさん列にならべます。

Isu o sanretsu ni narabemasu.

I line up chairs in three rows.

さんれつ

sanretsu

3列

three rows

Example

つくえを3列におきます。

Tsukue o sanretsu ni okimasu.

I place desks in three rows.

うしろ

ushiro

後ろ

back

Example

後ろのせきにすわります。

Ushiro no seki ni suwarimasu.

I sit in the back seat.

スペース

supēsu

space

Example

つくえのスペースをあけます。

Tsukue no supēsu o akemasu.

I clear space on the desk.

いりぐち

iriguchi

入口

entrance

Example

入口でまちます。

Iriguchi de machimasu.

I wait at the entrance.

かいぎ

kaigi

会議

meeting

Example

会議をはじめます。

Kaigi o hajimemasu.

I start the meeting.

セッティング

setteingu

setting

Example

へやのセッティングをします。

Heya no setteingu o shimasu.

I set up the room.

コのじ

ko no ji

コの字

u-shaped

Example

つくえをコの字にならべます。

Tsukue o ko no ji ni narabemasu.

I arrange desks in a U-shape.

にんずうぶん

ninzū bun

人数分

for the number of people

Example

人数分のしりょうをよういします。

Ninzū bun no shiryō o yōi shimasu.

I prepare materials for the number of people.

～ぶん

～bun

分

～ copy(ies) (e.g., one copy)

Example

しょるいをさんじゅう分こぴーします。

Shorui o sanjū bun kopī shimasu.

I make thirty copies of the document.

いちぶん

ichibun

1分

one copy

Example

これを1分だけこぴーします。

Kore o ichibun dake kopī shimasu.

I copy only one copy of this.

けんめい

kenmei

件名

subject

Example

めーるの件名をかきます。

Mēru no kenmei o kakimasu.

I write the email subject.

へんこう

henkō

変更

change

Example

せっていを変更します。

Settei o henkō shimasu.

I change the settings.

おしらせ

oshirase

お知らせ

notification

Example

お知らせをめーるでおくります。

Oshirase o mēru de okurimasu.

I send a notification by email.

ちゅうい

chūi

注意

(to pay) attention

Example

あしもとに注意してください。

Ashimoto ni chūi shite kudasai.

Please watch your step.

しゃないメール

shanai mēru

社内メール

internal company email

Example

社内メールでれんらくします。

Shanai mēru de renraku shimasu.

I contact by internal email.

うちあわせ

uchiawase

打ち合わせ

meeting

Example

打ち合わせのじかんをきめます。

Uchiawase no jikan o kimemasu.

We decide the meeting time.

にってい

nittei

日程

schedule

Example

日程をかくにんします。

Nittei o kakunin shimasu.

I check the schedule.

さしだしにん

sashidashinin

差出人

sender

Example

差出人のなまえをかきます。

Sashidashinin no namae o kakimasu.

I write the sender's name.

ひづけ

hizuke

日付

date

Example

しょるいに日付をいれます。

Shorui ni hizuke o iremasu.

I put the date on the document.

みなさま

minasama

皆様

dear all (polite expression)

Example

皆様、こんにちは。どうぞおすわりください。

Minasama, konnichiwa. Dōzo osuwari kudasai.

Hello everyone. Please sit down.

おしらせします

oshirase shimasu

お知らせします

This is to inform you. (polite expression)

Example

やすみのお知らせします。

Yasumi no oshirase shimasu.

I notify you about the holiday.

おとがする

oto ga suru

音がする

to be making a noise

Example

きかいからへんな音がします。

Kikai kara hen na oto ga shimasu.

The machine makes a strange noise.

とりあえず

toriaezu

tentatively

Example

とりあえずこぴーをとります。

Toriaezu kopī o torimasu.

I'll make copies for now.

もうすぐ

mōsugu

soon / almost

Example

かいぎはもうすぐおわります。

Kaigi wa mōsugu owarimasu.

The meeting will end soon.

できるだけ

dekiru dake

as much as possible

Example

できるだけはやくれんらくします。

Dekiru dake hayaku renraku shimasu.

I'll contact you as soon as possible.

いいです

ii desu

No thank you.

Example

こーひーはいいです。

Kōhī wa ii desu.

No coffee, thank you.

つごうがわるい

tsugō ga warui

都合が悪い

inconvenient

Example

きょうは都合が悪いです。

Kyō wa tsugō ga warui desu.

Today is inconvenient.

なお

nao

furthermore

Example

なお、しつもんがあればきいてください。

Nao, shitsumon ga areba kiite kudasai.

Furthermore, please ask if you have questions.

ごれんらく下さい

gorenraku kudasai

ご連絡下さい

Please contact ～ . (polite expression)

Example

おじかんがありましたらご連絡下さい。

Ojikan ga arimashitara gorenraku kudasai.

Please contact us when you have time.

ごちゅうい下さい

gochūi kudasai

ご注意下さい

Please be aware that ～ . (polite expression)

Example

あしもとにご注意下さい。

Ashimoto ni gochūi kudasai.

Please be careful of your step.

Conversation

～が動かないんですが

~ga ugokanai n desu ga

~ isn't working…

Example Usage

パソコンが動かないんですが、どうしたらいいですか？

Pasokon ga ugokanai n desu ga, dō shitara ii desu ka?

The computer isn't working… what should I do?

どのぐらいかかりそうですか？

Dono gurai kakarisō desu ka?

About how long will it take? (looks like it will take)

Example Usage

この仕事はどのぐらいかかりそうですか？

Kono shigoto wa dono gurai kakarisō desu ka?

About how long will this work take?

～の使い方を教えてもらえませんか？

~no tsukaikata o oshiete moraemasen ka?

Could you teach me how to use ~?

Example Usage

コピー機の使い方を教えてもらえませんか？

Kopīki no tsukaikata o oshiete moraemasen ka?

Could you teach me how to use the copy machine?

～、どうしますか？

~, dō shimasu ka?

What should I do with ~?

Example Usage

この書類、どうしますか？

Kono shorui, dō shimasu ka?

What should I do with these documents?

Kanji

使う

つかう

to use

使🎬

use

Example

ペンを使います。

Pen o tsukaimasu.

I'll use a pen.

動く

うごく

to move

動🎬

move

Example

機械が動きます。

Kikai ga ugokimasu.

The machine moves.

都合

つごう

circumstances, convenience

都🎬

capital, metropolis

合🎬

fit, suit

Example

都合が悪いです。

Tsugō ga warui desu.

It's inconvenient.

数字

すうじ

number, numeral

数🎬

number

字🎬

character, letter

Example

数字を書きます。

Sūji o kakimasu.

I'll write numbers.

悪い

わるい

bad

悪🎬

bad

Example

天気が悪いです。

Tenki ga warui desu.

The weather is bad.

机

つくえ

desk

机🎬

desk

Example

机の上です。

Tsukue no ue desu.

It's on the desk.

コピー機

こぴーき

copy machine

機🎬

machine

Example

コピー機を使います。

Kopīki o tsukaimasu.

I'll use the copy machine.

電気

でんき

electricity

電🎬

electricity

気🎬

spirit, energy

Example

電気を消します。

Denki o keshimasu.

I'll turn off the lights.

終わる

おわる

to end

終🎬

end

Example

授業が終わりました。

Jugyō ga owarimashita.

The class ended.

音

おと

sound

音🎬

sound

Example

変な音です。

Hen na oto desu.

It's a strange sound.

お願いします

please, I request

願🎬

wish, request

Example

水を下さい。お願いします。

Mizu o kudasai. Onegai shimasu.

Water, please. I request.

Grammar Rules

Rule 1: ～んですが… (reporting problems)

Structure: Verb (plain form) + んですが…

Use ～んですが… to explain a situation or report a problem, then politely ask for help or instructions. The ん (short for の) nominalizes the preceding clause, and ですが softens the statement, leaving the request unspoken. Very common in workplace and service situations.

How to use: Attach んですが to the plain form of the verb (dictionary, た, or ない form). For nouns and な-adjectives, use なんですが. The sentence is often left unfinished, implying 'could you help me?' or 'what should I do?'.

💡 Pro Tip: This pattern is softer than directly saying ～て下さい or asking a blunt question. For more politeness, use ～んですけど. When reporting a problem, use the negative ない-form + んですが to state what isn't working (e.g., つかないんですが).

Examples

会議室の電気がつかないんですが…

Kaigishitsu no denki ga tsukanai n desu ga…

→ The light in the meeting room doesn't turn on… (could you help?)

パソコンの調子が悪いんですが、見てもらえますか？

Pasokon no chōshi ga warui n desu ga, mite moraemasu ka?

→ My computer is acting up; could you take a look?

Rule 2: V-そうです (expectation/prediction)

Structure: Verb stem (masu-form without ます) + そうです

Use verb stem + そうです to express an expectation or prediction based on current evidence, often about timing or outcome. It means 'it looks like ~ will happen' or 'it seems ~ is about to happen'. Different from ～そうです (appearance with adjectives).

How to use: Take the verb stem (remove ます from the polite form). Add そうです. For negative predictions, use ～そうにない or ～なさそうです. For past predictions, use ～そうでした. Often used with time expressions like あと～で (in ~ more).

💡 Pro Tip: For verbs, ～そうです implies 'likely to happen soon'. For example, 雨が降りそうだ (looks like rain). Do not confuse with ～そうだ (hearsay) which uses plain forms. Also, ～そうもない means 'no sign of happening'.

Examples

あと10分ぐらいで終わりそうです。

Ato juppun gurai de owarisō desu.

→ It looks like it'll finish in about 10 more minutes.

このままでは、遅れそうですね。

Kono mama de wa, okuresō desu ne.

→ At this rate, it looks like we'll be late.

Rule 3: V-たいとき、～ (asking for advice)

Structure: Verb たい-form + とき、どうすればいいですか？

Use verb たい-form + とき + どうすればいいですか to ask for advice on how to do something when you want to perform a specific action. This is a polite and natural way to ask for instructions or steps.

How to use: Form the たい-form of the verb (stem + たい). Add とき (when). Then ask どうすればいいですか (what should I do?). The たいとき clause means 'when I want to do ~'. You can also replace どうすればいいですか with other request phrases.

💡 Pro Tip: For very polite requests at work, use ～たいんですが、どうすればよろしいでしょうか？ This pattern is especially useful for machine operations, software, or procedures. To ask about a specific situation, use ～場合 instead of とき.

Examples

両面コピーしたいときは、どうすればいいですか？

Ryōmen kopī shitai toki wa, dō sureba ii desu ka?

→ What should I do when I want to make double-sided copies?

パスワードを変更したいときは、どうすればいいですか？

Pasuwādo o henkō shitai toki wa, dō sureba ii desu ka?

→ What should I do when I want to change my password?

Rule 4: V-ると、～ (conditional result)

Structure: Verb dictionary form + と + [Result Clause]

Use verb dictionary form + と to express a natural, inevitable result or a cause-and-effect relationship. It translates to 'when/if you do A, (then) B happens'. This pattern is often used for instructions, machine operations, or general truths.

How to use: Place the dictionary form of the verb before と. The result clause cannot be a volitional expression (like ～ましょう, ～たい). It describes a natural consequence. For negatives, use ～ないと.

💡 Pro Tip: ～と is more matter‑of‑fact than ～たら or ～ば. It is good for step‑by‑step instructions but cannot be used for invitations, requests, or hypotheticals. For 'if' with uncertain conditions, use ～たら or ～ば. Also, ～と can mean 'whenever' (habitual).

Examples

このスタートボタンを押すと、コピーが始まります。

Kono sutāto botan o osu to, kopī ga hajimarimasu.

→ When you press this start button, copying begins.

このボタンを間違って押すと、データが消えます。

Kono botan o machigatte osu to, dēta ga kiemasu.

→ If you press this button by mistake, the data will be erased.

Rule 5: Answering negative questions

Structure: はい + Negative sentence (agree) | いいえ + Positive sentence (disagree)

In Japanese, answering a negative question uses はい to agree with the negative statement ('Yes, that's correct, I haven't') and いいえ to disagree ('No, that's not correct, I have'). This differs from English, where 'yes' matches positive truth, not the question's form.

How to use: When asked '〜ないですか？' (Isn't it that ~?), if the statement is true (you haven't done it, or it is not the case), answer はい + negative verb. If the statement is false (you have done it, or it is the case), answer いいえ + positive verb.

💡 Pro Tip: To avoid confusion, you can simply repeat the verb: '行かないですか？' – '行きません' (I won't go) or '行きます' (I will go). This is clearer than はい/いいえ. Remember: はい = 'I agree with your negative statement'; いいえ = 'I disagree with your negative statement'.

Examples

A: コピー機、使ったことないですか？\nB: はい、ないです。

A: Kopīki, tsukatta koto nai desu ka?\nB: Hai, nai desu.

→ A: Haven't you ever used a copy machine?\nB: No, I haven't. (Yes, that's right – I haven't.)

A: もう宿題を終わらせなかったんですか？\nB: いいえ、終わらせました。

A: Mō shukudai o owarasenakatta n desu ka?\nB: Iie, owarasemashita.

→ A: You didn't finish your homework yet?\nB: Yes, I did. (No, that's not right – I did finish.)

Rule 6: Verb ない-form

Structure: Group 1: -u → -a + ない / Group 2: -る → ない / Group 3: する→しない, くる→こない

The ない-form is the plain negative form of verbs. It is essential for making negative statements, reporting problems (～ないんですが), and forming negative requests (～ないで下さい) or conditionals (～ないと). Mastering this form unlocks many useful grammar patterns.

How to use: Group 1 (godan): change the final u to a, then add ない (e.g., 行く→行かない, 話す→話さない, 待つ→待たない, 死ぬ→死なない, 遊ぶ→遊ばない, 読む→読まない). Group 2 (ichidan): remove る, add ない (e.g., 食べる→食べない, 見る→見ない). Group 3: する→しない, 来る(くる)→来ない(こない).

💡 Pro Tip: Remember: ある (to exist, inanimate) is special – its negative is ない, not あらない. Also, the ない-form conjugates like an い-adjective (e.g., ないです, なかった). For polite negative, use ～ません instead, but ない-form is needed for plain speech and connecting patterns.

Examples

動く → 動かない

Ugoku → ugokanai

→ to move → does not move

食べる → 食べない / する → しない

Taberu → tabenai / suru → shinai

→ to eat → does not eat / to do → does not do

Lesson 13: Work Communication

Workplace communication: reporting problems, asking about tasks, and understanding instructions

Key topics:

Vocabulary

Conversation

Kanji

Grammar Rules

Rule 1: ～んですが… (reporting problems)

Rule 2: V-そうです (expectation/prediction)

Rule 3: V-たいとき、～ (asking for advice)

Rule 4: V-ると、～ (conditional result)

Rule 5: Answering negative questions

Rule 6: Verb ない-form

Exercises

Question 1

Question 2

Question 3

Question 4

Question 5

Question 6

Question 7

Question 8

Question 9

Question 10

Question 11

Question 12

Question 13

Question 14

Question 15

Question 16

Question 17

Question 18

Question 19

Question 20