Lesson 13: Work Communication (仕事)
Workplace communication: reporting problems, asking about tasks, and understanding instructions
This lesson focuses on workplace communication skills in Japanese. Students learn to report problems to supervisors, describe work progress, ask for instructions on using equipment, understand work assignments, and read work-related emails. The lesson covers both practical language for immediate workplace situations and cultural aspects of Japanese work environments.
Key topics:
- ・Reporting problems and troubles at work
- ・Describing work progress and time estimates
- ・Asking for instructions on using equipment
- ・Following and understanding work instructions
- ・Reading and understanding work emails
- ・Japanese workplace culture and etiquette
Vocabulary
1
つく
tsuku
点く
to be on (e.g., light turns on)
Example
会議室の電気がつかないんですが.
Kaigishitsu no denki ga tsukanai n desu ga.
The lights in the meeting room won't turn on.
2
うごく
ugoku
動く
to work / to move
Example
パソコンが動かないんですが.
Pasokon ga ugokanai n desu ga.
The computer isn't working, though.
3
なくなる
nakunaru
無くなる
to be out of
Example
といれっとぺーぱーが無くなります.
Toiretto pēpā ga nakunarimasu.
The toilet paper runs out.
4
さいきどうする
saikidō suru
再起動する
to restart
Example
ぱそこんを再起動します.
Pasokon o saikidō shimasu.
I restart the computer.
5
れんらくする
renraku suru
連絡する
to contact
Example
管理室に連絡します.
Kanrishitsu ni renraku shimasu.
I will contact the managers office.
6
とってくる
totte kuru
取って来る
to get and come back
Example
そうこ から 取って来くる.
Sōko kara totte kikuru.
I'll go get from the storeroom.
7
おわる
owaru
終わる
to finish
Example
もう終わりました.
Mō owari mashita.
It has already finished.
8
いれる
ireru
入れる
to input
Example
ぱすわーどを入れます.
Pasuwādo o iremasu.
I input the password.
9
おす
osu
押す
to push
Example
このボタンをおしてください.
Kono botan o oshite kudasai.
Please push this button.
10
できますよ
dekimasu yo
出来ますよ
will do
Example
このボタンを押すと、できますよ.
Kono botan o osu to, dekimasu yo.
You can press this button to do so.
11
もどす
modosu
戻す
to return
Example
しょるいをキャビネットに戻す.
Sho rui o kyabinetto ni modosu.
Put the documents back in the cabinet.
12
ならべる
naraberu
並べる
to line up
Example
いすを ならべます.
Isu o narabemasu.
I will line up the chairs.
13
おく
oku
置く
to place
Example
ここに おきます.
Koko ni okimasu.
I will put it here.
14
じゅんびする
junbi suru
準備する
to prepare / to set up
Example
かいぎの準備をします.
Kaigi no junbi o shimasu.
I prepare for the meeting.
15
おとがする
oto ga suru
音がする
to be making a noise
Example
コーヒーマシーンから変な音がするんですが
Kōhī mashīn kara hen na oto ga suru n desu ga
A strange sound is coming from the coffee machine.
16
でんき
denki
電気
light
Example
へやの電気をけします.
Heya no denki o keshimasu.
I turn off the room light.
17
おと
oto
音
sound
Example
コーヒーマシーンから へんな音がするんですが
Kōhī mashīn kara hen na oto ga suru n desu ga
A strange sound is coming from the coffee machine, though.
18
トイレットペーパー
toiretto pēpā
-
toilet paper
Example
トイレットペーパーをかいます.
Toiretto pēpā o kaimasu.
I buy toilet paper.
19
コーヒーマシーン
kōhī mashīn
-
coffeemaker
Example
コーヒーマシーンから変な音がするんですが
Kōhī mashīn kara hen na oto ga suru n desu ga
A strange sound is coming from the coffee machine, though.
20
パソコン
pasokon
-
personal computer
Example
パソコンがうごきません.
Pasokon ga ugokimasen.
The computer doesn't work.
21
コピーき
kopī ki
コピー機
copy machine
Example
コピー機でしょるいをこぴーします.
Kopī ki de shorui o kopī shimasu.
I copy documents with the copy machine.
22
ボタン
botan
-
button
Example
このボタンを押すと、できますよ.
Kono botan o osu to, dekimasu yo.
You can press this button to do so.
23
ようし
yōshi
用紙
paper
Example
用紙をこぴーきにせっとします.
Yōshi o kopī ki ni setto shimasu.
I set paper in the copy machine.
24
キャビネット
kyabinetto
-
cabinet
Example
しょるいをキャビネットにいれます.
Shorui o kyabinetto ni iremasu.
I put documents in the cabinet.
25
たな
tana
棚
shelf
Example
ほんを棚にならべます.
Hon o tana ni narabemasu.
I line up books on the shelf.
26
かんりしつ
kanrishitsu
管理室
control room / management office
Example
かんりしつにいってききます.
Kanrishitsu ni itte kikimasu.
I go to the management office and ask.
27
そうこ
sōko
倉庫
storeroom
Example
そうこからとって来くる.
Sōko kara totte kikuru.
I'll go get from the storeroom.
28
いりぐち
iriguchi
入口
entrance
Example
入口でまちます.
Iriguchi de machimasu.
I wait at the entrance.
29
げんこう
genkō
原稿
paperwork
Example
原稿をじゅんびします.
Genkō o junbi shimasu.
I prepare the paperwork.
30
しりょう
shiryō
資料
material / document
Example
かいぎの資料をじゅんびします.
Kaigi no shiryō o junbi shimasu.
I prepare meeting materials.
31
けんめい
kenmei
件名
subject
Example
めーるの件名をかきます.
Mēru no kenmei o kakimasu.
I write the email subject.
32
おしらせ
oshirase
お知らせ
notification
Example
お知らせをめーるでおくります.
Oshirase o mēru de okurimasu.
I send a notification by email.
33
しゃないメール
shanai mēru
社内メール
internal company email
Example
社内メールでれんらくします.
Shanai mēru de renraku shimasu.
I contact by internal email.
34
りょうめん
ryōmen
両面
both sides
Example
両面こぴーをえらびます.
Ryōmen kopī o erabimasu.
I choose double-sided copying.
35
かためん
katamen
片面
one side
Example
片面いんさつをします.
Katamen insatsu o shimasu.
I print on one side.
36
カラー
karā
-
color
Example
カラーせっていをかえます.
Karā settei o kaemasu.
I change the color setting.
37
しろくろ
shirokuro
白黒
black and white
Example
白黒でこぴーをとります.
Shirokuro de kopī o torimasu.
I make a black-and-white copy.
38
じどうせんたく
jidō sentaku
自動選択
automatic selection
Example
自動選択をおんにします.
Jidō sentaku o on ni shimasu.
I turn on automatic selection.
39
にしょく
nishoku
二色
two colors
Example
二色いんさつをえらびます.
Nishoku insatsu o erabimasu.
I choose two-color printing.
40
たんしょく
tanshoku
単色
monochrome
Example
単色でこぴーをとります.
Tanshoku de kopī o torimasu.
I make a monochrome copy.
41
とうばい
tōbai
等倍
same size
Example
等倍でこぴーします.
Tōbai de kopī shimasu.
I copy at the same size.
42
へんばい
henbai
変倍
different size
Example
変倍でかくだいします.
Henbai de kakudai shimasu.
I enlarge at a different scale.
43
へんこう
henkō
変更
change
Example
セッティングを変更します.
setteingu o henkō shimasu.
I change the settings.
44
やりかた
yarikata
やり方
how to do
Example
このやり方がよくわからないんですが.
Kono yarikata ga yoku wakaranai n desu ga.
I don't really understand how to do this.
45
つかいかた
tsukaikata
使い方
how to use / usage
Example
コピー機の使い方を教えてもらえませんか.
Kopī-ki no tsukaikata o oshiete moraemasen ka.
Could you teach me how to use the copy machine?
46
かくだい
kakudai
拡大
enlarge
Example
しゃしんを拡大します.
Shashin o kakudai shimasu.
I enlarge the photo.
47
しゅくしょう
shukushō
縮小
reduce
Example
がぞうを縮小します.
Gazō o shukushō shimasu.
I reduce the image.
48
セッティング
setteingu
-
setting
Example
セッティングを変更します.
setteingu o henkō shimasu.
I change the settings.
49
まいすう
maisū
枚数
number of copies
Example
こぴーの枚数をにゅうりょくします.
Kopī no maisū o nyūryoku shimasu.
I input the number of copies.
50
すうじ
sūji
数字
number
Example
しょるいに数字をかきます.
Shorui ni sūji o kakimasu.
I write numbers on the document.
51
__ れつ
retsu
列
__ row(s)
Example
いすをさん列にならべます.
Isu o sanretsu ni narabemasu.
I line up chairs in three rows.
52
さんれつ
sanretsu
3列
three rows
Example
つくえを3列におきます.
Tsukue o sanretsu ni okimasu.
I place desks in three rows.
53
にんずうぶん
ninzū bun
人数分
for the number of people
Example
人数分のしりょうをよういします.
Ninzū bun no shiryō o yōi shimasu.
I prepare materials for the number of people.
54
__ ぶん
bun
分
__ copy(ies)
Example
しょるいをさんじゅう分こぴーします.
Shorui o sanjū bun kopī shimasu.
I make thirty copies of the document.
55
いちぶん
ichibun
1分
one copy
Example
これを1分だけこぴーします.
Kore o ichibun dake kopī shimasu.
I copy only one copy of this.
56
うしろ
ushiro
後ろ
back / behind
Example
家のうしろに庭があります.
Ie no ushiro ni niwa ga arimasu.
There is a garden behind the house.
57
にってい
nittei
日程
schedule
Example
日程をかくにんします.
Nittei o kakunin shimasu.
I check the schedule.
58
ひづけ
hizuke
日付
date
Example
しょるいに日付をいれます.
Shorui ni hizuke o iremasu.
I put the date on the document.
59
うちあわせ
uchiawase
打ち合わせ
meeting
Example
打ち合わせのじかんをきめます.
Uchiawase no jikan o kimemasu.
We decide the meeting time.
60
ぎょうしゃ
gyōsha
業者
supplier / contractor
Example
業者にれんらくします.
Gyōsha ni renraku shimasu.
I contact the supplier.
61
さしだしにん
sashidashinin
差出人
sender
Example
差出人のなまえをかきます.
Sashidashinin no namae o kakimasu.
I write the sender's name.
62
へん(な)
hen (na)
変
strange
Example
コーヒーマシーンから変な音がするんですが
Kōhī mashīn kara hen na oto ga suru n desu ga
A strange sound is coming from the coffee machine.
63
まるい
marui
丸い
round
Example
ちきゅうは丸いです.
Chikyū wa marui desu.
The Earth is round.
64
しかくい
shikakui
四角い
square
Example
このてーぶるは四角いです.
Kono tēburu wa shikakui desu.
This table is square.
65
つごうがわるい
tsugō ga warui
都合が悪い
inconvenient
Example
きょうは都合が悪いです.
Kyō wa tsugō ga warui desu.
Today is inconvenient.
66
もうすぐ
mōsugu
-
soon / almost
Example
もうすぐ終わります.
Mōsugu owarimasu.
It will finish soon.
Conversation
1
__ が動かないんですが
ga ugokanai n desu ga
__ isn't working…
Example Usage
パソコンが動かないんですが.
Pasokon ga ugoka nai n desu ga.
The computer isn't working, though.
2
どのぐらいかかりそうですか？
Dono gurai kakarisō desu ka?
About how long will it take? (looks like it will take)
Example Usage
この仕事はどのぐらいかかりそうですか？
Kono shigoto wa dono gurai kakarisō desu ka?
About how long will this work take?
3
__ の使い方を教えてもらえませんか？
no tsukaikata o oshiete moraemasen ka?
Could you teach me how to use __?
Example Usage
コピー機の使い方を教えてもらえませんか？
Kopīki no tsukaikata o oshiete moraemasen ka?
Could you teach me how to use the copy machine?
4
使ったこと、ないですか？
tsukatta koto, nai desu ka?
Have you never used it?
Example Usage
はい、ないです.
Hai, nai desu.
No, I haven't.
5
__ 、どうしますか？
, dō shimasu ka?
What should I do with __?
Example Usage
両面コピーしたいときは、どうしますか？
Ryōmen kopī shitai toki wa, dō shimasu ka?
What should I do when I want to make two-sided copies?
6
ごちゅういください
gochūi kudasai
Please be aware that __ .
Example Usage
あしもとにご注意ください.
Ashimoto ni gochūi kudasai.
Please be careful of your step.
7
おしらせします
oshirase shimasu
This is to inform you.
Example Usage
やすみのお知らせします.
Yasumi no oshirase shimasu.
I notify you about the holiday.
8
ごれんらくください
gorenraku kudasai
Please contact __ . (polite expression)
Example Usage
おじかんがありましたらご連絡ください.
Ojikan ga arimashitara gorenraku kudasai.
Please contact us when you have time.
9
できるだけ
dekiru dake
as much as possible
Example Usage
できるだけはやくれんらくします.
Dekiru dake hayaku renraku shimasu.
I'll contact you as soon as possible.
Kanji
1
使う
to use
使🎬
use
Example
このアプリを使います.
Kono apuri o tsukaimasu.
I use this app.
2
動く
to move
動🎬
move
Example
パソコンが動かないんですが.
Pasokon ga ugokanai n desu ga.
The computer isn't working, though.
3
都合
circumstances, convenience
都🎬
capital, metropolis
合🎬
fit, suit
Example
きょうは都合が悪いです.
Kyō wa tsugō ga warui desu.
Today is inconvenient.
4
数字
number, numeral
数🎬
number
字🎬
character, letter
Example
しょるいに数字をかきます.
Shorui ni sūji o kakimasu.
I write numbers on the document.
5
悪い
bad
悪🎬
bad
Example
天気がわるいです.
Tenki ga warui desu.
The weather is bad.
6
机
desk
机🎬
desk
Example
つくえのうえでしごとをします.
Tsukue no ue de shigoto o shimasu.
I work on the desk.
7
コピー機
copy machine
機🎬
machine
Example
コピー機でしょるいをこぴーします.
Kopī ki de shorui o kopī shimasu.
I copy documents with the copy machine.
8
電気
electricity
電🎬
electricity
気🎬
spirit, energy
Example
へやの電気をけします.
Heya no denki o keshimasu.
I turn off the room light.
9
終わる
to end
終🎬
end
Example
もう終わりました.
Mō owari mashita.
It has already finished.
10
音
sound
音🎬
sound
Example
コーヒーマシーンから へんな音がするんですが
Kōhī mashīn kara hen na oto ga suru n desu ga
A strange sound is coming from the coffee machine, though.
Grammar Rules
Rule 1: Reporting a problem and asking for help
Structure: [Situation] + んですが…
This expression describes one's situation and requests the other person to deal with it. It is used to report a troubling or problematic situation in order to receive instructions. ～んですが is added to the verb in dictionary-form, タ-form, and ナイ-form. The ナイ-form is a verb conjugation ending in ない that indicates negation.
How to use: Attach んですが to a plain-form clause. For verbs, use dictionary form, タ-form, or ナイ-form: つく→つかないんですが, うごく→うごかないんですが, する→するんですが, なくなる→なくなったんですが. The sentence often trails off with falling intonation. In casual speech, use んだけど. To respond, the listener often gives an instruction with ～て下さい or ～てくれる？. A related question form is ～んですか？, which asks for an explanation from someone else.
💡 Pro Tip: Here が is not a contrast marker; it softens the report and seeks a response. Use んですが for your own situation and んですか to ask for an explanation. Do not attach ます directly before んですが: say つかないんですが, not つきませんんですが.
| Dictionary Form | Nai Form |
|---|---|
| つく | つかないんですが |
| うごく | うごかないんですが |
| する | するんですが |
| なくなる |
Examples
会議室の電気がつかないんですが….
Kaigishitsu no denki ga tsukanai n desu ga...
→ The light in the meeting room does not work...
プリンターが動かないんですが、見てもらえませんか？
Purintā ga ugokanai n desu ga, mite moraemasen ka?
→ The printer doesn't work; could you take a look?
Rule 2: Predicting what will likely happen
Structure: V-ます stem + そうです
This expression expresses a prediction. It is used to ask and answer questions about the progress of work. It connects to the マス-form of the verb with ます removed.
How to use: Use V-ます stem + そうです. Conjugation: かかる→かかりそうです, おわる→おわりそうです, できる→できそうです. To ask, use どのぐらいかかりそうですか？ or できそうですか？. The negative prediction can be ～そうにありません or ～そうもありません; in casual speech, ～そうじゃないです is also used. When giving a forecast of the time it will take, add で after the time, as in 10分ぐらいで.
💡 Pro Tip: This そうです is prediction based on current evidence. Do not confuse it with appearance ～そうです (looks like) or hearsay ～そうです (I heard). Use the マス stem, not the dictionary form: かかりそうです, not かかるそうです.
| Dictionary Form | Prediction |
|---|---|
| かかる | かかりそうです |
| おわる | おわりそうです |
| できる | できそうです |
Examples
どのぐらいかかりそうですか？
Dono gurai kakarisō desu ka?
→ How long will it take?
この仕事は今日中におわりわりそうです.
Kono shigoto wa kyōjū ni owarisō desu.
→ This work looks like it will finish by the end of today.
Rule 3: Asking how to do what you want
Structure: V-たいとき、～
～とき is an expression to indicate when. The form V-たいとき、どうすればいいですか？ tells the other person what one wants and asks for their advice. It is used to ask how to do something when you want to do a certain action.
How to use: Use V-ます stem + たいとき、どうすればいいですか？. Example: 両めんコピーしたいときは、どうすればいいですか？. The は after とき is optional and adds topic or contrast. The answer often uses V-て下さい or V-ると、～. The negative desire is V-たくないとき. In casual speech, use V-たいとき、どうすればいい？.
💡 Pro Tip: たい conjugates like an イ-adjective: たいとき, たくないとき. Do not say たいのとき. This pattern asks for a procedure; どうしたらいいですか is a close alternative.
Examples
両めんコピーしたいときは、どうすればいいですか？
Ryōmen kopī shitai toki wa, dō sureba ii desu ka?
→ What should I do to make double-sided copies?
いんさつしたいときは、どうすればいいですか？
Insatsu shitai toki wa, dō sureba ii desu ka?
→ What should I do when I want to print?
Rule 4: Saying what happens when you do something
Structure: V-る + と、～
This expression describes what happens as a result of a certain action. It is used to explain how to use a machine or tool. ～と connects to the dictionary-form of the verb.
How to use: Use V-る + と、～. Conjugation: おす→おすと, かざす→かざすと. The second clause states an automatic result or natural consequence. The question form is V-ると、どうなりますか？. The negative is V-ないと、～ません. In casual speech, the same form is used.
💡 Pro Tip: と here marks a natural or automatic result, not a request or intention. Do not use と before 下さい: say おすと、しまります, not おすと、おうして下さい. For instructions, と is neutral; たら is more conditional.
| Dictionary Form | To |
|---|---|
| おす | おすと |
| かざす | かざすと |
Examples
このスタートボタンをおうすと、コピーがしまります.
Kono sutāto botan o osu to, kopī ga hajimarimasu.
→ Press this start button to start copying.
このスイッチをおうすと、電気がつきます.
Kono suicchi o osu to, denki ga tsukimasu.
→ When you press this switch, the light turns on.
Rule 5: Answering negative questions correctly
Structure: はい + negative sentence / いいえ + positive sentence
When answering a question in Japanese, use はい to agree with what the other person said. To agree with a negative question such as コピー機をしったことがないですか？, answer with はい followed by a negative sentence. If the negative question is false, answer with いいえ followed by a positive sentence.
How to use: For a negative question V-ないですか？ or V-たことがないですか？, answer はい + negative to confirm, and いいえ + positive to deny. Examples: はい、ないです. はい、一どもありません. いいえ、前に一どしったことがあります. In casual speech, use うん + negative or ううん + positive.
💡 Pro Tip: Japanese はい and いいえ answer the truth of the question, not the English-style yes or no. This is a common learner trap. Do not answer いいえ、ないです to a negative question if you mean "No, I haven\'t"; say はい、ないです.
Examples
コピー機、しったことないですか？ はい、ないです.
Kopī-ki, tsukatta koto nai desu ka? Hai, nai desu.
→ Haven't you ever used a copy machine before? No, I have not.
この本、読んだことないですか？ いいえ、もう読みました.
Kono hon, yonda koto nai desu ka? Iie, mō yomimashita.
→ Haven't you read this book before? Yes, I have already read it.
Exercises
Question 1: 'The light in the meeting room doesn't turn on __ '
かいぎしつの でんきが ______ んですが…
Question 2: 'The computer isn't working __ '
パソコンが ______ んですが…
Question 3: 'It looks like it will finish in about 10 more minutes.'
あと10ぷんぐらいで ______.
Question 4: 'How long does it look like it will take?'
どのぐらい ______ か.
Question 5: 'What should I do when I want to make double-sided copies?'
りょうめんコピー ______、どうすればいいですか？
Question 6: 'What should I do when I want to change my password?'
パスワードを ______、どうすればいいですか？
Question 7: 'If you press this start button, copying begins.'
このスタートボタンを ______、コピーがはじまります.
Question 8: 'If you press this button by mistake, the data will be erased.'
このボタンをまちがって ______、データがきえます.
Question 9: How do you answer 'コピーき、つかったことないですか？' if you have NOT used it?
Question 10: How do you answer 'このほん、よんだことないですか？' if you HAVE read it?
Question 11: Choose the correct reading of 使う.
ペンを ______.
Question 12: Choose the correct reading of 動く.
ロボットが ______.
Question 13: Choose the correct reading of 都合.
あしたは ______ がわるいです.
Question 14: Choose the correct reading of 数字.
______ をかきます.
Question 15: Choose the correct reading of 悪い.
てんきが ______ です.
Question 16: Choose the correct reading of 机.
______ のうえです.
Question 17: Choose the correct reading of コピー機.
______ をつかいます.
Question 18: Choose the correct reading of 電気.
______ をけします.
Question 19: Choose the correct reading of 終わる.
しごとが ______.
Question 20: Choose the correct reading of 音.
へんな ______ がします.